faciliteren
Veiligheid boven alles…
Veilig zijn in Huis van de Wijk Horizon, wat betekent dat nu eigenlijk? Wat wordt er aan die veiligheid gedaan en wat kunnen de gebruikers van de ruimtes er zelf aan doen?
Brandveiligheid
De Horizon is uitgerust met een BMI, een brandmeldinstallatie. Deze staat in contact met de rookmelders, die overal in het pand hangen. Bij rookontwikkeling of te hoge temperaturen gaat het brandalarm af, zo’n ontruimingssignaal heet een Slow-whoop. Er komen ook twee veiligheidsschermen naar beneden. Die schermen verdelen het gebouw in compartimenten, zodat de brand zich niet snel kan verplaatsen. De BMI staat ook in contact met het beveiligingsbedrijf, dat direct de brandmelding doorkrijgt. Voordat dit bedrijf de brandweer laat uitrukken, wordt contact opgenomen met de locatie om te voorkomen dat de brandweer onnodig op pad gaat. Daarnaast zijn op iedere etage brandmelders, brandblussers en brandslangen aanwezig en in de keukens hangen branddekens.
Veiligheid bij calamiteiten
Maandag tot en met vrijdag van 09:00 – 17:00 uur is er beheer aanwezig in de Horizon. Alle bewonersgroepen die buiten die openingsuren een activiteit uitvoeren, worden uitgenodigd een cursus BHV (bedrijfshulpverlening) te volgen. Diverse professionals en beheervrijwilligers hebben een BHV-certificaat en gaan jaarlijks op herhaling. Zo blijft de kennis van EHBO en brandbestrijding op peil. Ook worden regelmatig (veiligheids)rondleidingen gegeven. Waar zit de gasleiding, waar de waterhoofdkraan, hoe werkt de BMI? En jaarlijks wordt er een ontruimingsoefening gedaan.
Inbraak
Helaas heeft de Horizon ook weleens te maken met insluipers en inbraak. Natuurlijk hebben verschillende (belangrijke) ruimtes een inbraakalarm. Die werken ook preventief. Daarnaast krijgen de groepen die ’s avonds of in het weekend een ruimte gebruiken de instructie mee om alleen de voordeur te openen voor bezoekers van hun eigen activiteit en op te letten of er mensen aanwezig zijn, die niet bij een activiteit zijn aangesloten.
Zo hopen we, met al deze (voorzorgs)maatregelen, dat iedereen veilig gebruik kan maken van het Huis van de Wijk.
Verbouwing Entreehal…
Eindelijk kan ik met groot genoegen hier schrijven, dat we gaan beginnen!
De Entreehal van de Horizon wordt verbouwd. Half oktober wordt gestart met wat er al twee jaar zat aan te komen. In het kader van de grote verbouwing en de komst van de OBA wordt eerst de entreehal aangepast. De hal voldoet straks weer aan de wensen van de moderne tijd en is dan ingericht voor de toekomst.
De ontvangstbalie (ook wel bekend als ‘de vissenkom’) gaat verdwijnen en rechts van de ingang Hembrugstraat komt een nieuwe balie. Waar nu de balie is, komt een grote leestafel te staan.
Er komt een ‘sluis’ bij de ingang, zodat de temperatuur binnen aangenaam blijft. Wel zo prettig, niet alleen voor iedereen die in de hal wacht op een afspraak met het buurtteam, maar ook voor de baliemedewerkers en de mensen die aan de leestafel zitten of in een van de nieuwe zitjes of gebruik maken van de openbare computer.
Al met al een verbouwing die drie maanden gaat duren. Dan moet er natuurlijk veel geregeld worden.
Allereerst gesprekken met de architect en de aannemers. Wat gaat er allemaal gebeuren? Bouwplaatsen, afscheidingen, toegangsroutes, geluidsoverlast, stof, afkoppelen en herplaatsen van camera’s en brand-/inbraakalarm. Wat komt waar terug (lichtknoppen, alarmpaneel, brandmeldinstallatie) en is dat wel logisch?
Ook de bezetting van de zalen vereist behoorlijk wat aandacht. Drie maanden met soms veel gehak, getimmer en geboor en het gemis van een vergaderzaal, want die moet worden opgeofferd voor een tijdelijke ontvangstbalie. Een volle bezetting, dus schuiven met ruimtes wordt onvermijdelijk. Gelukkig biedt Podium Horizon hulp met ruimtes op de tweede etage.
Ik kijk er naar uit. Niet naar het vele extra werk ,maar wel naar het resultaat. Omdat ik zeker weet, dat het mooi wordt. Niet dat het nu niet mooi is, nee, het wordt nog mooier. En we moeten natuurlijk ook gewoon met de tijd mee.
Er even tussenuit…
Vakantie! Ja, geweest, net weer terug. Noodgedwongen moest ik even twee weken vakantie opnemen. Ook een Locatieleider moet af en toe even afstand nemen en de batterij weer opladen. In dit geval dreigden de 50+ verlofuren te gaan vervallen… en dat terwijl je vijf jaar de tijd krijgt om ze op te maken. Even ertussenuit dus en proberen afstand te nemen van het werk.
Maar kan je dan ook echt afstand nemen en het allemaal even loslaten?
Het kan wel … tuurlijk … als je het maar allemaal goed regelt.
Dat herkent u vast wel… ruim van tevoren aangeven dat je op vakantie gaat, alles regelen voor de tijd dat je op vakantie bent en als je vakantie dan voorbij is dubbel zo hard werken om je achterstand weer weg te werken.
Eerste werkdag na de vakantie. Iedereen vraagt heel vrolijk en aardig: En, hoe was de vakantie? Nou, ten eerste: veel te kort. En ten tweede: hij is voorbij, kunnen we het over iets anders hebben? Natuurlijk had ik wat langer weg willen blijven, ik begon net een beetje stress kwijt te raken, was bijna de naam van een collega of buurtbewoner vergeten, is dat loslaten of niet?
Toch, meestal al na drie werkdagen, zo’n beetje tegen de tijd dat het weer net is alsof je nooit bent weggeweest – of héél lang geleden – is het weer fijn om op de werkvloer te zijn. Want je mist het tocht, de buurtbewoners, de activiteiten, de collega’s en natuurlijk de vrijwilligers. De dagelijkse praatjes, de humor en de omgeving. Dan voel ik mij weer op mijn plek en weet ik dat dit werk bij mij past.
Nu komt de grote vakantie er bijna aan. Tijd om alles weer goed te regelen. Want werken is dan wel goed voor lichaam en geest, maar af en toe er even tussenuit is toch ook wel heel erg fijn!
Een blog schrijven…
Ieder kwartaal een blog schrijven, dat was de afspraak en ach, best leuk toch? Kunnen anderen lezen over wat we zoal doen.
Vooralsnog eerst de belangrijke dingen maar eens doen. Met het – in februari ingevoerde – nieuwe reserveringssysteem kunnen ook externe partijen gemakkelijker een ruimte aanvragen. Dat dit ook werkelijk gebeurt, zie ik terug in het aantal reserveringsverzoeken. In maart waren dat er 144. Dat zijn dus gemiddeld 36 aanvragen per week oftewel 7 aanvragen per dag, zowel door Buurtteam en Buurtwerk als door externen. Reserveringsverzoeken voor volgende week of maand en zelfs voor dezelfde dag. Die dus eerst maar eens afhandelen.
Daarna snel de dagagenda en het dienstenoverzicht printen voor de vrijwilligers. Zo weten zij wie-wat-waar en of er koffie, thee en/of tv-scherm bij een vergadering of activiteit nodig is.
Als dat allemaal geregeld is, ga ik de rest van de mail afhandelen. Eens even kijken: een afspraakverzoek van Vastgoed voor bezichtiging bestrating tuin/ingang. Er zitten namelijk zware verzakkingen en gaten in de bestrating, ook vlak voor de ingang wat natuurlijk levensgevaarlijk is, omdat je erover kunt struikelen, iets wat ik nu al meerdere malen heb zien gebeuren. En de geplaatste oranje verkeerskegel met Pas op! Gevaarlijk! is nu ook niet de beste oplossing. Dus gelukkig komt nu de stratenmaker mee om een werkinschatting/offerte te maken.
Dan een mail over de uitbreiding van het afvalcontract. Met de komst van Podium Horizon op de tweede etage en de toegenomen activiteiten werd de afvalberg groter en groter en paste het allemaal niet meer in de restafvalcontainer. Daar moest dus een grotere voor komen. Met deze bevestigingsmail is dat nu ook geregeld.
Na de mail is het tijd om mijn gezicht op de werkvloer te laten zien. Zoals altijd is de locatieleider hét aanspreekpunt in het Huis van de Wijk en ook vandaag is het niet anders. Enne… ondertussen is dit blog ook weer geschreven.
Afspraak is afspraak…
Ineens bedenk ik mij als locatieleider: hoeveel afspraken maak ik eigenlijk op een dag en aan hoeveel afspraken moet ik mij houden?
Ik pak mijn agenda van deze week erbij en begin bij de maandag, voor mij een vrije dag dus weinig tot geen afspraken. Alhoewel, ’s ochtends om half acht de wekelijkse Hello-Fresh-box in ontvangst nemen, niet onbelangrijk. Een afspraak met partner om gezamenlijk iets te doen (die moet ik zeker nakomen). ’s Middags fysiotherapie, lopen en krachttraining voor de benen. En tot slot toch nog iets werkgerelateerds, reserveringen voor ruimteverhuur nalopen en beantwoorden.
Dinsdag. Geen afsprakendag. Het wekelijkse overleg ‘s ochtends is in verval geraakt (afspraken worden niet nagekomen) en er is na drie dagen afwezigheid zoveel te doen op de werkvloer, dat ik op deze dag bewust geen afspraken inplan. Alleen deze keer een afspraak om ruimtes te komen bezichtigen en een bijeenkomst over de toekomst van de Horizon.
Woensdag. Teamvergadering. Wekelijks de stand van zaken doornemen en bespreken met collega buurtwerkers van team Noord. Vandaag staat ook het maandelijkse locatieleidersoverleg gepland en nog een half uur overleg met de teamleider van Buurtteam.
Donderdag. Nogmaals teamvergadering, deze keer met ons hele team dat normaalgesproken verdeeld is over de Horizon, de Koperen Knoop en De Nieuwe Reiger. WUP-besprekingen, casusbespreking, de bekende inhoud en natuurlijk wat er verder zoal op tafel komt.
Vrijdag staat voor de individuele afspraken. Ruimtebezichtigingen, sleutelafspraken (voor weekendactiviteiten in zelfbeheer), afspraken met de expositieleider en alle andere afspraken die niet op andere werkdagen kunnen.
Daarnaast zijn er natuurlijk nog de à-la-minute-afspraken, mails die ik beloofd heb direct te beantwoorden, klusjes die voor de deadline gedaan moeten zijn, blogs die ik moet schrijven, afspraken uit (team)overleggen die nagekomen moeten worden en niet te vergeten de maandelijkse factuurcontrole.
Afspraak is afspraak. Duidelijk is dat er vele soorten afspraken zijn en dat de ene afspraak de andere niet is. Dat is dus bij deze afgesproken.
Reserveren? Ja graag!
Als locatieleider draag ik ook zorg voor het faciliteren van diverse buurtinitiatieven. Denk aan yogaclubjes, gymnastiek, filmavonden in de grote zaal, kookactiviteiten in de keuken beneden of op de eerste verdieping, creatieve clubjes in het Crealokaal, vergaderingen in een van de vergaderruimtes op de begane grond of in het Kinderlokaal. Zomaar een greep uit de vele activiteiten door en voor de buurt in het buurtcentrum. En dit alles tegen het 0-tarief (gratis ruimtegebruik) en het wederkerigheidsprincipe (doe iets terug voor uw buurt[centrum]).
Ook kunnen de ruimtes gebruikt worden door bedrijven met een maatschappelijke doelstelling. Deze betalen het gereduceerde (maatschappelijke) tarief.
Tot slot de commerciële bedrijven, opleidingen of mensen die een spreekkamer/flexruimte nodig hebben om (hybride) te kunnen werken. Zij betalen uiteraard het commerciële tarief.
Huis van de Wijk Horizon heeft drie spreekkamers, drie vergaderruimtes, twee keukens, een crealokaal, een grote zaal, een studiokamer en drie flexruimtes beschikbaar.
Het laatste kwartaal, tevens de drukste tijd van het jaar, is aangebroken en de ruimtes zijn weer volop in gebruik. Om alles zo gemakkelijk mogelijk te maken, kan iedereen een verzoek doen tot reservering van een ruimte via het reserveringssysteem op internet: TOPdesk. Soort ruimte, tijden, aantal personen, koffie/thee en/of audiovisuele hulpmiddelen erbij… een kwestie van aanvinken en versturen.
Prachtig toch? Zeker. Enige nadeel is, dat degene die de aanvragen moet goedkeuren (de locatieleider) ongeveer drie keer per dag het reserveringssysteem moet nakijken, zodat er geen nieuwe aanvragen worden gemist en er ook geen dubbele boekingen ontstaan. Want niets erger dan twee verschillende groepen, die tegelijkertijd voor dezelfde ruimte staan. Of dat je net lekker in gesprek bent (in een niet-gereserveerde ruimte) en plaats moet maken voor iemand die wel gereserveerd heeft.
Het streven is om alle beschikbare ruimtes zo maximaal mogelijk te bezetten en de locatieleider wil niets liever dan dat dit soepel verloopt en iedereen op tijd van zijn gereserveerde ruimte gebruik kan maken. Dus reserveren? Ja graag!
Buurtwerk Westerpark vertelt... 